Comment gagner du temps avec sa gestion de fichiers ?

de | 19 janvier 2018

Sur un ordinateur personnel, les quelques photos et fichiers médias téléchargés sont parfois difficiles à bien rangés. Cependant, un peu d’efforts et on arrive à s’y retrouver. Cependant, si vous avez la même logique avec votre entreprise qui gère des centaines, et bientôt des milliers de fichiers, c’est la désorganisation totale assurée.

Voici de bons conseils pour réussir sa gestion de fichiers.

Déléguer la mission à un prestataire spécialisé

Cette décision est la plus radicale. Certes, elle est plus onéreuse qu’une gestion en interne, mais avec un expert des fichiers comme handirect.com, vous êtes sûr d’avoir une méthodologie claire et efficace.

Petits comme grands volumes sont acceptés. Le prestataire s’occupe d’héberger les fichiers, de les mettre à jour. Il ouvre également à vos employés des droits et des comptes pour les consulter. Des stats sont même possibles

Modifier les process internes

Si vous désirez juste modifier vos habitudes, il faut réussir à bien former toutes les personnes susceptibles d’intervenir sur les dossiers et assurer un suivi. Sinon, votre bonne volonté au départ sera vite gâchée par des personnes qui n’en font qu’à leur tête.

Tout d’abord, définissez les fichiers à créer. Quelles informations réunit-on sur les fichiers ? Créez une charte de nommage pour faciliter la recherche. Dans une entreprise travaillant sur des fichiers de clients, un nommage des dossiers comme « CLIENT – nom fichier – date » est un bon début. Allez plus loin selon les différents fichiers existants.

N’ouvrez que le minimum des droits. Si votre comptable ne fait que récupérer les montants sur les factures, alors il est inutile qu’elle ait le droit de modifier les documents. Ce type de sécurité vous évite beaucoup de soucis. Cela ressemble à de la censure, mais ce n’est pas ça. Une fois que vous aurez vu des modifications suscitant des problèmes internes, vous comprendrez l’utilité de ces droits. De plus, il est prouvé que les suppressions des droits admin limitent considérablement les vulnérabilités.

Votre système informatique, via notamment un serveur mutualisé, doit éviter que deux personnes puissent modifier un même fichier en même temps ou tout du moins, qu’ils ne puissent pas écraser le travail de l’autre en registrant à quelques secondes d’intervalle.

Enfin, et sûrement le plus important, sécurisez tout votre réseau. La sécurité passe par empêcher des personnes externes de consulter vos données. Mais, elle consiste aussi à garantir la pérennité des fichiers. Avez-vous fait des sauvegardes ? Où sont-elles ? De quand, datent-elles ? Un vrai processus de sauvegardes régulières est nécessaire. Il permet des backups rapides, mais aussi de pouvoir faire face à tous les incidents comme un incendie dans votre entreprise…

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